Wissensdokumentation in der Produktion: So unterstützen Sie unerfahrene Maschinenbedienende und optimieren Ihre Produktionsabläufe

„Wenn ich wirklich alles aufschreiben soll, werde ich ja nie fertig!“ – Wer sich schon einmal mit betrieblichem Wissensmanagement beschäftigt hat, kennt dieses Problem. Gleichzeitig hört man jedoch häufig die Beschwerde: „Oft werden nicht einmal die einfachsten Dinge richtig gemacht!“
Wie kommt man trotz dieser gegensätzlichen Anforderungen zu einem sinnvollen Detailgrad in der Wissensdokumentation?
Trennen Sie sich von überholten Glaubenssätzen und stellen Sie sich auf Ihre Zielgruppe ein! Mit den folgenden Tipps erreichen Sie mit minimalem Aufwand spürbar mehr Produktionseffizienz und weniger ungeplante Stillstände in Ihrer Fertigung – auch bei wechselnder oder unerfahrener Maschinenbedienende.

Häufige falsche Glaubenssätze bei der Wissensdokumentation

Alles sehr detailliert aufzuschreiben ist zwar aufwändig, stellt aber zumindest sicher, dass keine Fehler passieren.
Menschen sind keine Computer, die zuverlässig jede Zeile Programmcode ausführen. Unser Kurzzeitgedächtnis kann maximal 6…7 Informationen speichern. Probieren Sie das gerne selbst aus, indem Sie sich unterschiedlich lange Telefonnummern ansagen lassen und merken. Insbesondere wenn Menschen mehrere Informationen zusammen führen und dazu im Kopf behalten müssen, stoßen sie schnell an Grenzen.
Außerdem sind wir evolutionsbedingt tendenziell darauf bedacht, die notwendigen Ergebnisse mit möglichst wenig Aufwand (Energieeinsatz) zu erreichen. Manche bezeichnen diese Eigenschaft als Faulheit; gleichzeitig ist sie jedoch häufig der Ursprung kreativer Lösungen. Egal, wie man es betrachtet, ab einer gewissen Länge von Wissenseinträgen schätzt unser Gehirn die mit der geringeren Erfolgswahrscheinlichkeit gewichtete kürzere Dauer von “Ausprobieren” als dennoch besseren Weg ein, so dass zu detaillierte Wissenseinträge nicht gelesen werden.

Bei vernünftigen Leuten kann man doch einiges voraussetzen und muss nicht alles aufschreiben.
Diese Annahme lässt sich leider nicht pauschal treffen. Das menschliche Gehirn kann sehr gut assoziieren. Basiswissen, das wir zu einer Sache haben, können wir leicht auf ähnliche Dinge oder Situationen übertragen. Wer ein Auto fahren kann, kommt wahrscheinlich relativ schnell auch mit einem Traktor zurecht und auch der Umstieg von bspw. Windows 7 auf Windows 11 gelingt, weil sich jeweils der Bezug zum Basiswissen herstellen lässt. Anders verhält es sich, wenn das Basiswissen und die damit verbundenen mentalen Modelle komplett fehlen. Wer noch nie in einer automatisierten Produktion gearbeitet hat, wird auch von kleinen Problemen überfordert sein. Leider ist nichts allgemein logisch oder intuitiv, sondern immer nur assioziativ zugänglich. Dieses Grundprinzip ist weitgehend unabhängig vom Intellekt. Wenn sich Menschen “dumm” anstellen, fehlt ihnen i.d.R. das notwendige Basiswissen.
Daher müssen Sie die Schnittmenge im Basiswissen Ihrer Zielgruppe suchen, um zu entscheiden, was Sie voraussetzen können und somit nicht dokumentieren müssen. Einen Anhaltspunkt bietet meist der bisherige berufliche Werdegang. Wenn Sie bspw. eine ehemalige Bäckerin und einen vormaligen Krankenpfleger an einer Thermoformmaschine unterstützen möchten, brauchen Sie vermutlich mehr Details, als bei gelernten KFZ-Schlossern.

Zielgruppenorientiert dokumentieren – so geht’s

Die richtige Einschätzung, was dokumentiert werden muss und was nicht, gelingt zu Beginn meist noch nicht gut – lässt sich aber erlernen. Eine grundlegende Schwierigkeit besteht darin, dass man sich selbst häufig nicht mehr an den Prozess des Wissenserwerbs und die damit verbundenen Herausforderungen erinnert.
Der Schlüssel liegt deshalb in der Beobachtung Ihrer Zielgruppe in den folgenden Schritten:
So verbessern Sie die Wissensdokumentation – besonders für unerfahrene Maschinenbedienende:

1. Starten Sie klein

Schreiben Sie eine kleine Anzahl (5…10) Wissenseinträge zu den häufigsten/relevantesten Themen. Wählen Sie den Detailgrad intuitiv anhand Ihres Vorwissens zur Zielgruppe. Reduzieren Sie dabei tendenziell Ihren Anspruch und geben Sie sich für den Anfang mit 80 % zufrieden (Pareto-Prinzip).

2. Testen Sie das System in der Praxis

Bringen Sie das Wissensmanagementsystem testweise in die Praxis und informieren Sie darüber.

3. Nutzen Sie Rückfragen gezielt

In den meisten Fällen werden Ihre Kolleginnen und Kollegen das neue System noch nicht im gewünschten Umfang nutzen und trotzdem Sie als erfahrene Person um Hilfe bitten, wenn Sie in der Nähe sind. Nutzen Sie dies, indem Sie auf den passenden Wissenseintrag verweisen und „für Fragen dabei bleiben“. Dadurch erreichen Sie drei Dinge:

1. Sie können Berührungsängste nehmen, denn Sie sind ja dabei, falls doch noch Fragen aufkommen.
2. Ihre Kolleginnen und Kollegen lernen: „Wenn ich eine Frage zu etwas stelle, das im neuen Wissensmanagementsystem steht, werde ich sowieso an dieses verwiesen. Also kann ich es auch gleich benutzen, bevor ich fragen gehe.“ So können Sie mittelfristig Gewohnheiten zur Nutzung des Wissensmanagementsystems prägen.
3. Sie können die Zielgruppe bei der Nutzung des dokumentierten Wissens beobachten, ohne dass die betreffende Person sich beobachtet fühlt und deshalb ggf. anders verhält. So lernen Sie, an welcher Stelle wie viel Detailgrad in der Wissensdokumentation gebraucht wird, damit diese optimal nutzbar ist.

Dieser Ansatz klingt banal, wird Sie aber nach wenigen Iterationen dem Ziel eines wirksamen und aktiv genutzten Wissensmanagements für Ihre Produktion ein gutes Stück näher bringen.
Wenn Sie Ihre Wissensdokumentation gezielt verbessern möchten – besonders für wechselnde oder unerfahrene Maschinenbediener – lohnt sich ein Blick auf moderne, digitale Lösungen.